社内や取引先、顧客など、仕事の関係者とドキュメントの共有を行う際によく使われるPDF。「閲覧環境にファイルの見え方を左右されない」という特長を持つ一方、PDFは「基本的に直接編集することができない」という短所も併せ持っています。そのため、PDFの内容を変更したいときは、元のファイルから編集を行わなくてはいけません。
PDF化したドキュメントに「注釈や補足を追加したい」「資料に直接コメントを書き込みたい」といったとき、PDFを直接編集して文字を入力することができたら便利ですよね。
今回のコラムでは、WPS Cloud ProのPDF編集機能を使ったPDFファイルへの文字の書き込み方法について、PCとスマートフォンの両方から解説します。
目次
PDFを直接編集できるオフィスソフト「WPS Cloud Pro」
記事の冒頭でも触れた通り、WPS Cloud ProではPDF編集機能をご利用いただくことができます。PDFファイルの閲覧はもちろん、編集や圧縮、DOCXファイルとの相互変換など、幅広い操作を実行可能です。
例えば、すでにPDF化済みの資料に「注釈や補足を入れたい」といった場面があるとします。元のファイルから編集して再度PDF化するのは、時間と手間がかかります。PCが必要になるので、状況によっては作業自体を行えないこともあるでしょう。
WPS Cloud Proであれば、PDF編集機能を使うことでPDFファイルを直接編集可能です。モバイルアプリからご利用いただくこともできるため、移動中の電車内などPCが使えない状況からでもPDF編集が行え、スピーディに資料を修正することができます。
PDFファイルに文字を書き込む方法を解説【PC・スマホ別】
今回のコラムでは、PDF編集機能を使って「ファイルに文字を書き込む方法」を解説します。この「文字入力機能」はPDF編集機能の機能の中でも特にポピュラーなもので、PDF化した資料に補足や注釈、コメントなどを入れたいときに便利です。
WPS Cloud Proはマルチデバイスでの利用に対応しており、デスクトップアプリ・Webブラウザ・モバイルアプリといった3つの選択肢から、利用者の都合に合った環境の種類を選べます。
今回は、PCとスマートフォンを使ったPDF編集ソフトの文字入力機能を紹介するので、デスクトップアプリとモバイルアプリを用いて具体的な使い方を解説していきます。
環境
| 項目 | PC | スマートフォン |
|---|---|---|
| OS | mac OS 13.0.1（22A400） | iOS 16.1.1 |
| 端末 | Mac Book Pro 2017 | iPhone SE |
| 環境 | デスクトップアプリ | モバイルアプリ |
PCからPDFファイルに文字を書き込む方法
まず始めにPCを使った文字入力方法から解説します。今回使用するのは、こちらのPDFファイルです。こちらのPDFファイルは、WPS Cloud Proのスライド作成ソフト「WPS Presentation」で作成したドキュメントをPDF化したものになります。
裏表紙ページのロゴの上が少し寂しい感じがするので、キャッチコピーを入れたいと思います。
手順1）
画面上部に表示されているツールバーのタブ一覧から「挿入」をクリックします。
手順2）
ツールバーが「挿入」に切り替わるので、その中から「挿入テキスト」をクリックします。
手順3）
ポインタが「挿入テキスト」の仕様に変わるので、テキストを挿入したい場所をクリックします。
手順4）
文字入力が行えるようになるので、挿入したいテキストを入力します。今回はWPS Cloud Proのキャッチコピーなので、「クラウドでつかえるオフィスソフト」と入力します。
手順5）
入力後、テキストのサイズやレタースペース（文字間）、色や書体を変更したい場合は、ツールバーから各種機能を使うことができます。今回はキャッチコピーとして見やすくするために、文字の大きさを大きくし、レタースペースを大きく取りました。
手順6）
文字入力が終わったら、ツールバーの「編集終了」をクリックします。
手順7）
以上で、文字入力の操作は完了です。無事、WPS Cloud Proのロゴの上にキャッチコピーをいれることができました。
スマホからPDFファイルに文字を書き込む方法
続いて、スマートフォンを使った文字入力の方法について解説します。使用するPDFファイルはPCのときと同様です。同じように、裏表紙ページのロゴの上にキャッチコピーを入れてみたいと思います。
手順1）
画面左上の「編集」をタップします。
手順2）
「編集」をタップすると、画面が編集エディタに切り替わります。画面左上にある「＋」のマークをタップします。
手順3）
「＋」をタップすると、挿入する要素を選択することができます。今回は文字入力方法の解説コラムなので、「テキストを挿入」をタップします。
手順4）
テキストを挿入したい場所をタップします。
手順5）
文字入力エディタが立ち上がり文字入力が可能になるので、挿入したいテキストを入力します。
手順6）
今回は少しコピーの内容を変えて、「働き方を自由にするオフィスクラウド」と入力しました。
入力が完了したら、テキストの位置を微調整します。タップ＆ドラッグで位置を調整できるので、配置したい場所にテキストを移動します。
手順7）
レイアウトが整え終わったら、画面左上にある「完了」をタップします。
以上で、スマートフォンを使った文字入力の操作は完了です。無事、PDFファイルに文字を入力することができました。
PDFファイルに文字を書き込む方法【機能別】
WPS Cloud ProのPDF編集機能では、上記で紹介した「テキストの挿入機能」以外にも、さまざまな方法で文字入力を行うことができます。また、文字に対する編集機能も充実しています。一部機能について、PCを使った場合の利用イメージをご紹介します。
①テキストコメント機能
「テキストコメント機能」は、シンプルな文字入力が行える機能です。フォントサイズや色を変えることができ、例えば「資料に対して修正指示を入れたいときは、赤色で文字を目立たせる」といったこともできます。
②テキストボックス機能
「テキストボックス機能」では、入力した文字の範囲にテキストエリアが設定されます。エリア内の「背景の色」や「枠線の色・太さ」を変えることができます。
③ノート機能
「ノート機能」は、指定した箇所にノートを挿入できる機能です。ノートはメモのように扱うことができ、文字を入力することができます。ドキュメントにそのまま文字が入力される「テキストコメント」や「テキストボックス」とは異なり、ノートは配置されたアイコンをクリックまたはマウスホバーすることで入力された文字を閲覧できる機能です。
そのため、資料自体を編集するのではなく、関係者への共有や自身の記録としてメモ的に使いたいときに役立つ機能となっています。
④アノグラフティ機能
「アノグラフティ機能」は、フリーハンドでPDFに書き込みを行える機能です。文字を書くことはもちろん、線を引いたり図形を書いたりすることもできます。
⑤ハイライト機能
「ハイライト機能」は、PDFに入力されている文字に対してハイライトを入れられる機能です。蛍光ペンのように使うことができ、ドキュメントの一部を目立たせたいときや、修正指示のポイントをわかりやすく指定したいときに役立ちます。
⑥取り消し線機能
「取り消し線機能」は、入力された文字に対して取り消し線を引くことができる機能です。「文書の校正校閲」や「プレゼン資料の確認」といったシーンで、テキストの削除を指示したいときに役立ちます。
PDFファイルへの文字の書き込みはWPS Cloud Proで
PDFに直接文字を入力するためには、専用のPDF編集ソフトが必要です。WPS Cloud Proは、オフィス互換ソフトとクラウドストレージが一体となったクラウド型オフィスソフトであり、オフィスアプリの一部でPDF編集機能も搭載しています。
マルチデバイス対応でPCはもちろん、タブレットやスマートフォンからもご利用いただくことができ、社内だけでなく「現場」や「移動中の電車内」といった社外環境からでも、小型デジタルデバイスを用いることでPDFを使った業務を行うことができます。
PDF編集ソフトをお探しの方は、ぜひこの機会にWPS Cloud Proのご利用をご検討ください。
「実際の使用感を試してみたい」といった方のために、無料トライアルも承っております。こちらのフォームからお申し込みいただけますので、お気軽にお問い合わせください。
