今回のコラムは、社内取材企画です。「情シス座談会」と称して、社内の情報システム担当者に、WPS Cloud Proに関するさまざまな質問を投げかけてみました。
自社製品であるクラウド型オフィスソフト「WPS Cloud Pro」について、ITシステムの専門家である情報システム担当者はどのような印象や感想を持っているのか。
類似サービスと比べたときの特長や、無料の個人版クラウドストレージサービスとの比較、おすすめしたい企業などについて聞きました。
本コラムは前編と後編にわかれています。本記事は後編です。前編はこちらの記事になります。
※ワウテック株式会社は2023年9月1日にグループ会社であるキングソフト株式会社と合併いたしました。所属や役職は取材時点の情報です。
目次
【情シス座談会】忖度なしの率直な意見を聞いてみた
情報システム部門は、社内で利用するITシステムの管理・運用を担当しているチームです。ITシステムの新規導入時には、候補となるサービスの選定や評価も担当します。
今回の企画では、社内の情報システム担当者に「もしも自分がWPS Cloud Proの導入担当者だったら？」という視点から、さまざまな質問に回答していただきました。
ITシステム運用の専門家である情報システム担当者は、WPS Cloud Proをどのように評価したのか？ “忖度なし”の率直な意見をお話しいただきました。
質問リスト
- オフィススイートの類似サービスと比較したときの特長は？
- クラウドストレージ機能の特長は？
- WPS Cloud Proをバックアップツールとして使うことはできる？
- 個人版クラウドストレージと比較したときのメリット・デメリット
- オンプレミスと比較したときの長所は？
- WPS Cloud Proはどのような企業におすすめ？
- もしも社長にオンプレミスに戻すよう指示されたら？
プロフィール
今回の「情シス座談会」は、ワウテック株式会社とキングソフト株式会社のそれぞれから1名ずつご参加いただきました。両名のプロフィールは以下の通りです。
ワウテック Kさん
情報システム歴約5年。ワウテック社内の情報システム業務を一手に引き受ける。PC設定やインシデント管理のほか、情報セキュリティマネジメントの国際標準規格「ISMS」の取得などにも対応。情報システム管理について幅広い業務を担う。ワウテック社内では“美食家”としても知られており、“予約待ち数年”のレストランの予約券も保有している。
キングソフト Mさん
情報システム歴約6年。キングソフトには新卒5期生として入社し、現在は人事総務Divに所属。キングソフト社内の情報システム業務を担当し、利用しているクラウドサービスの運用や一部オンプレミスサーバーの管理もおこなっている。シリアスになりがちなIT関連の社内対応依頼も、爽やかな笑顔で軽やかに乗り切る。千葉ロッテマリーンズのファン。
バックアップツールとして活用することは可能。ただしファイルサイズは要確認
——WPS Cloud Proをデータバックアップツールとして活用することはできますか？
ワウテック K
できるのではないでしょうか。WPS Cloud ProのデータはAmazon Web Service（以下「AWS」）のデータセンターで管理されており、国内2箇所の拠点でバックアップが取得されているため、データ消失のリスクも小さいものと評価しています。
加えて、幅広い種類のファイルが保存できる点もポイントです。DOCXやPPTX以外のファイルにも対応しているので、バックアップ用の箱として十分活用できるかと思います。
キングソフト M
懸念があるとすれば、ファイルのアップロード上限の部分ですね。先ほどKさんが話したように、ファイルの種類によっては1GBだと足りなくなることがありそうです。
過去、キングソフトには動画編集を専門におこなうチームがいたのですが、動画関連のデータはファイルサイズが数GBを超えるケースがほとんどでした。
WPS Cloud Proだと上限に引っかかってしまうので、この場合は別の運用を検討する必要があるでしょう。そうではなく、扱うファイルがPDFやDOCXなど一般的なオフィスドキュメントだけであれば、バックアップツールとして十分に機能すると思います。
個人版クラウドストレージは容量やセキュリティに課題あり。メリットは無料であること
——クラウドストレージは個人向けの無料サービスも普及しています。それらを業務に利用している社会人の方も多いようです。情報システム担当者として、これらの無料サービスと、WPS Cloud Proのような法人向け有料サービスを比較したとき、どのようなメリット・デメリットが考えられますか？
ワウテック K
無料サービスのメリットは無料であることに尽きると思います。デメリットは、容量やセキュリティの問題に直面する可能性が高いことです。無料のクラウドストレージの多くは、数GBの容量しか利用できません。ビジネスで利用した場合、すぐに上限に達してしまうでしょう。
キングソフト M
セキュリティについても、情報漏えいのリスクが高いです。個人版サービスは会社側でログを取得できないので、万が一何かあったときに対応することができません。ですので、社内での運用上は、できる限り個人版サービスと会社で利用しているITシステムがつながらないように工夫しています。
有料版の法人サービスであればセキュリティ機能が充実しているので、情報漏えいのリスクも低いです。先ほどお話ししたように、WPS Cloud Proもログ検索やアクセス制限などのセキュリティ機能を搭載しています（前編を参照）。
セキュリティを守った運用が構築できる点は、会社にとって大きなメリットだと思います。
オンプレミスと比べたときの長所は、初期費用が安く、メンテナンスが不要なこと
——多くの企業でファイルストレージのクラウド化が進んでいます。従来の主流であったオンプレミスのファイルサーバーと比較したとき、クラウドストレージにどのような長所があると思われますか？
ワウテック K
初期費用が安いこと、メンテナンスが不要なこと、大きくはこの2つだと思います。オンプレミスは、初期費用が百万円以上かかることも珍しくありません。一方でクラウドストレージは初期費用が無料のケースがよくあります。WPS Cloud Proも無料です。
ランニングコストによっては将来的に累積コストが逆転する場合もありますが、「元を取る」という発想でいると全体の設計を柔軟に考えられなくなる可能性があります。
クラウドストレージならケースバイケースでスピーディに運用を変えられるので、結果的にコストを最適化しやすいように思いますね。
キングソフト M
メンテナンスに関して、オンプレミスの場合、製品のアップデートがあったときは自分たちで対応しなくてはいけません。クラウドストレージなら提供会社側で対応してくれるので、システム管理者としては非常に楽です。
過去、経理系の基幹システムをオンプレミスで導入していた時期があったのですが、社内じゃないと使えない、使いこなせる人材が限られてしまう、たまに電源が落ちてしまうなどの問題から、結局運用は中止となりました。
オンプレミスは「使える容量が大きい」などのメリットがある一方で、こういった運用面の課題が大きいです。クラウドストレージは、メンテナンスの大部分を提供会社が対応してくれます。
少ない工数でシステムを運用できる点は、提供会社のシステム基盤を活用できるクラウドストレージならではの長所だと思います。
一般的なオフィスドキュメントを中心に扱う企業、はじめてクラウドサービスを利用する企業におすすめ
——WPS Cloud Proはどのような企業におすすめですか？
キングソフト M
（動画など）容量の大きなデータを扱わない、業務で扱うのはDOCXやXLSXなど一般的なオフィスドキュメントが中心という企業にぜひおすすめしたいです。
一般的なオフィスドキュメントであれば、1GBのアップロード上限に引っかかることはまずないですし、容量も100GBあれば事足りるケースがほとんどだと思います。
WPS Cloud Proは、1ユーザーあたり月額300円(税抜)で100GBのクラウドストレージが使えて、さらにオフィス互換ソフトとPDF編集機能もついてきます。
一般的なオフィスドキュメントを扱う従業員の業務環境として、必要十分と感じていただけるのではないかと思います。
ワウテック K
クラウドサービスをはじめて使う企業におすすめしたいですね。「紙での書類管理から脱却し、クラウド管理に切り替えていきたい」といった企業にぴったりのサービスだと思います。
MicrosoftやGoogleのオフィススイートは、高機能で便利です。しかし機能が多すぎるので、はじめてクラウドサービスを活用する企業の場合、使わない機能が多数でてくる可能性があると思います。
そうなると、機能とコストのバランスが取れなくなってしまいます。場合によっては、機能の多さに混乱してしまうこともあるでしょう。
その点、WPS Cloud Proはシンプルな機能構成にこだわって作られています。オフィス互換ソフト・クラウドストレージ・PDF編集機能、基本的な機能はこの3種類で、あとは管理者向けにコンソール機能が付帯しているのみです。
機能の構成がシンプルなので、はじめの利用ハードルが低いと思います。またUIも直感的に操作できるように設計されているので、とっつきやすいんじゃないでしょうか。
さらにデスクトップアプリが使えることも大きいですね。慣れ親しんだ方法でオフィスソフトが使えますから。導入を担当する情報システム担当者（管理者）にとっても、実際に利用する従業員にとっても、扱いやすいサービスなのではないかと思います。
もしも社長にオンプレに戻してくださいと言われたら？
——もしも社長に「オンプレミスの共有サーバーに運用を戻してください」と指示されたら、どうなりますか？
ワウテック K
現実的ではないので想像がしづらいですが、予算がかかることをまず伝えますね。オンプレミスの新規導入は初期費用が百万円を超えるケースも珍しくないので、コスト面のインパクトを共有します。
またオンプレミスは運用にあたって人手が必要になるので、そのことも報告します。現状、情報システムに関する業務は自分が一人で対応していますが、オンプレミスに戻すのであれば、もう一人二人くらいは追加の人員が必要です。
さらに運用には専門知識が求められるので、場合によってはスペシャリストの配置や外部事業者のヘルプが必要になる可能性があることも報告します。
このようにして、オンプレミスの共有サーバーに運用を戻すことを諦めてもらうようにします(笑)。
キングソフト M
自分もなるべくなら避けたいですね。ほかの仕事が回らなくなると思います。従業員も使い方がわからずに混乱するのではないでしょうか。テレワークを実施しているので、セキュリティを守るためにVPNの導入や設定にも対応しなくてはいけません。
あと担当者が休みでトラブルが起きたとき、どうするかという問題もありますね。クラウドサービスならベンダーが対応してくれるのでそういう問題はないんですけど、オンプレミスは自社でやらないといけないので。当社のケースだと、おそらく自分が緊急出社することになると思います(笑)。
まとめ
今回の取材ではWPS Cloud Proについて、情報システム担当者の目線から、類似サービスとの違いやクラウドストレージ機能の特長、どういった企業におすすめかなど、さまざまな話題についてお話しいただきました。
WPS Cloud Proについて率直な意見や感想をお話しいただき、その中でメンテナンスに関する話題は、実際に情報システムの業務を担当するお2人だからこそ伺えた貴重なお話しだったのではないかと思います。
現場目線だと使える機能やUIの使用感などに注目しがちですが、会社として利用する場合はシステムの運用・管理についても十分な検討が必要となります。
本コラムが、WPS Cloud Proの新規導入検討において、機能面の評価だけでなく、システムの運用管理といった側面での評価にもお役立ていただけましたら幸いです。
