【機能紹介#1】ファイル横断の作業が捗る「オールインワンモード」を紹介

今回のコラムでは、WPS Cloud Proの機能紹介として「オールインワンモード」をご紹介します。

オールインワンモードは、オフィスアプリの作業効率アップに役立つ機能です。WPS Cloud Proの特徴的な機能のひとつであり、ご利用ユーザーからの評価が高い機能となっています。

すでにWPS Cloud Proをご利用いただいている方はもちろん、導入を検討されているお客様もぜひご参考ください。

オールインワンモードとは

「オールインワンモード」とは、WPS Cloud Proに搭載された各種のオフィスアプリケーションを1つのウィンドウ内で開くことができる機能です。

文書作成ソフト「Writer」、表計算ソフト「Spreadsheets」、プレゼンテーションソフト「Presentation」、PDF編集ソフト「PDF」のアプリに対応しています。

このオールインワンモードを用いることで、.DOCXや.XLSX、.PPTXといった異なる形式のファイルを、1つのウィンドウ内で同時に開いて操作することができます。

従来オフィスアプリを操作するときは、それぞれのオフィスアプリを個別に起動する必要がありました。

WPS Officeでいえば、.DOCXのファイルを操作するためにはWPS Writerのアプリを起動する必要があり、.XLSXのファイルを操作するためにはWPS Spreadsheetsを別に起動することが必要でした。

この場合、各オフィスアプリはPC上で別々のウィンドウとして立ち上がることになります。

したがって、それぞれのファイルを横断的に操作するためには「ウィンドウを切り替える動作」が必要です。

わずかな手間ですが、同時に作業しているファイルの数が多いほど、この負担は大きくなります。

また、ブラウザソフトやPCフォルダの表示もウィンドウのひとつに数えられ、それらが混合されると、情報の区別に認知負荷がかかるため切り替え時の負担がさらに増加します。

WPS Cloud Proのオールインワンモードでは、WPS WriterやWPS Spreadsheetsの各オフィスアプリをWPS Cloud Proのデスクトップアプリ内で一挙に立ち上げることが可能です。

このときに起動されるのはWPS Cloud Proのアプリだけで、WPS WriterやWPS Spreadsheetsのウィンドウが個別に立ち上がることはありません。

WPS Cloud Proのアプリのウィンドウ内で、各オフィスアプリの操作が完結できます。

立ち上げるウィンドウが1つで済むので、ウィンドウを切り替える動作も不要となり、それぞれのオフィスアプリをシームレスに操作できるようになります。

また、ブラウザソフトやPCフォルダといったその他のウィンドウとの区別も明確になり、PC作業自体が快適に行えるようになります。

例えば、.DOCXのファイルと.PPTXのファイルの編集作業を並行して行うシーンがあるとします。オールインワンモードを活用すれば、タブの切り替えだけで操作するオフィスアプリを変更できるので編集作業が捗ります。

特に、複数の異なる形式のファイルを同時並行的に編集するとき、オールインワンモードは非常に便利です。

タブのクリックだけで操作するファイルを切り替えられるので、ウィンドウの切り替え時に余計な情報を目にすることがなくなり、オフィスアプリの操作に集中できます。

また、立ち上げているファイルの種類を、タブ上からその形式問わず一覧で確認できるので、自分が「どのアプリ」で「どのファイル」を編集していたのか、視線のわずかな移動だけで即座に把握できます。

さらに、ファイル間のデータ引用も、オールインワンモードを活用することで簡便になります。

例えば、.XLSXのファイルに入力していた表データを、報告資料に用いるために.DOCXのファイルに転記したいとしましょう。

従来のやり方で個別にオフィスアプリを起動していた場合、WPS Spreadsheetsで該当箇所をコピーした後、ウィンドウをWPS Writerのアプリに切り替え、任意の箇所に貼り付けるといった作業工程になります。

オールインワンモードを活用すれば、WPS Cloud Proのアプリ内で各ファイルの操作を完結できるので、.XLSXファイルの表データをコピーしたら、タブ切り替えの動作だけで転記先の.DOCXファイルを開けます。

ウィンドウの切り替えが不要なので、従来のやり方よりも少ないストレスで作業を遂行できます。

マルチタスクをこなすことが一般化している昨今、形式が異なる様々なファイルを横断的に操作する機会は増加しています。

文書管理ソフトで報告資料を作成しながら、プレゼンテーションソフトで顧客用の提案資料を作りつつ、表計算ソフトで作られた売上管理表にデータを入力する。

このような働き方を実践しているビジネスパーソンは、きっとたくさんいらっしゃるのではないでしょうか。オールインワンモードは、こういったオフィスアプリを用いた業務の効率をアップしてくれる機能です。

ぜひこの機会に、マルチタスクの業務効率化にオールインワンモードをご活用ください。