議事録とは、会議の内容を記録するために作成する報告書類です。

社会人の方であれば、誰もが一度は作成したことがあるのではないでしょうか。「上司や先輩に議事録を書くように指示されたことがある」という方も多いかと思います。

今回のコラムは「やってみたシリーズ」の第3弾として、「WPS Writer(ライター)を使って、議事録を作成してみた」をお届けします。

Writerとは?

WPS Writerは、文書作成ソフトです。

Writerの特徴として、Microsoft Officeの「Word(ワード)」と高い互換性をもっていることが挙げられます。

保存時のファイルの拡張子には「.docx」が標準設定されており、Word形式のファイルの閲覧や編集に対応しています。

Writerで作られたファイルを、Wordで開いたり編集したりすることもできます。片方はWord、もう片方はWriterを使っているという状況でも、問題なく文書ファイルのやり取りが行えます。

今回はWPS Cloud ProのWriterを使用

今回使用するWPS Cloud Proは、サブスクリプション形式で使えるクラウドストレージ付きオフィスソフトの法人版です。

WPS Cloud ProのWriterだからといって、Writer自体に何か変わったことがあるというわけではありません。ほとんど同じように使うことができます。

ただし、クラウドストレージ機能がついているので、その点で議事録作成における業務フローが買い切り型のWriterと少し異なります。

それについては、後述の「チームに共有する」で詳しく解説したいと思います。

Writerで議事録を作成してみた

それでは早速、Writerを使って議事録を作成してみたいと思います。

作成方法は会社や人それぞれですが、今回は以下の流れで進めていきます。

  1. フォーマットを作成する
  2. 実際に議事録を書いてみる
  3. チームに共有する

まずはじめに議事録のフォーマットを作成し、それをもとに実際に議事録を書いてみます。次に、作成した議事録をクラウドストレージを使ってチームに共有し、作業は完了です。

3つのステップで簡単に議事録を作成することができます。

①の「フォーマットを作成する」について、不要に思われる方もいるかもしれません。

議事録のスタイルは個々人の自由なので、必ずしもフォーマット化する必要はないのですが、フォーマット化には以下のメリットがあります

  • 様式を統一したほうが読みやすい
  • 今後イチから作る必要がなくなる

毎回議事録の様式がバラバラだと、読むほうが疲れてしまいます。また会議のたびに様式を考えてイチから作るのは、時間と手間がかかって非効率的です。

フォーマット化することで、様式が統一され議事録が読みやすくなり、一度作れば今後も使い回せるので作業効率のアップが見込めます。

だから、今回はフォーマットの作成から進めていきたいと思います。

①フォーマットを作成する

フォーマットを作成するためには、「議事録に何を書くべきか」を明確にする必要があります。一般的な議事録に必要な項目をリストアップしてみました。

  • 会議名
  • 日時
  • 場所
  • 参加者
  • 欠席者
  • 作成者
  • 会議の内容(議題、決定事項、次回の動き等)
  • 備考

これらの項目をフォーマットに盛りこみます。

Writerの編集画面
図1

図1はWriterの編集画面です。フォーマットの項目に沿って、内容を作成していきます。

Writerで作成した議事録のフォーマット
図2

できあがったフォーマットがこちらです。

パッとみてわかりやすくするために、いくつか工夫を凝らしてみました。

  • タイトルとなる「会議名」は少しフォントサイズを大きくして中央に配置
  • 日時や参加者は“表”でひとかたまりにして上部に配置
  • 最も文字数が多くなる「内容」のスペースを広めに確保

これらの工夫を懲らすことで議事録の読みやすさがアップし、共有された人が情報をキャッチアップしやすくなります

議事録はあくまで記録のために書くものなので、細部までこだわる必要はありませんが、読みやすくするために、レイアウトや色分けは少し工夫してみるといいかもしれません。

②実際に議事録を書いてみる

それでは作成したフォーマット(図2)を使って、議事録を作成していきます。

Writerの議事録入力画面
図3

まずは日時や場所、参加者を入力していきます。

Writerの議事録入力画面。内容について
図4

続いて、内容を入力していきます。

内容はフリー入力なので、要点を箇条書きで記載します。「■」記号を使ったり、太字を使ったりして、議論を整理できるとよいでしょう。

また箇条書きを使うときは、文書作成ソフトに標準で備わっている「リスト」機能を使うと便利です

インデントのレベルを変えられるので、内容を構造化してわかりやすくすることができます。

Writerで作成した議事録の完成版
図5

できあがった議事録がこちらです。

Writerを使って議事録を作成することができました

表機能を使ったおかげで情報がカテゴリ分けされ、「どこに何が書いてあるのか」がわかりやすくなりました。

またリスト機能を使って箇条書きを整理したことも、今回のポイントです。

各トピックが構造化されたことで情報のまとまりが視覚的に捉えやすくなり、第三者がみても読みやすい議事録に仕上げることができました。

③チームに共有する

続いて、作成した議事録をチームに共有します。

議事録の作成自体は②のステップで完了していますが、議事録は、会議の内容を記録して残しておくための報告書類なので、関係者全員が確認できるようにしなくてはいけません。

ファイルの共有方法には、以下の2つの方法が挙げられます。

  1. メールに添付して送る
  2. 共有サーバーに格納する

今回は②の「共有サーバーに格納する」方法で共有します

なぜ②なのかといえば、「Writerとは?」で少し触れた通り、今回はWPS Cloud Proを使用しているためです。

WPS Cloud Proにはクラウドストレージ機能がついているので、Writerで作成した書類をクラウドサーバー上で簡単に共有することができます。

具体的には、

  1. 共有フォルダに格納する
  2. 共有リンクを発行する
  3. メールやチャットでリンクを送る

の3つのステップで共有が完了します。

具体的にイメージがつきづらい方もいるかと思いますので、実際の画面をお見せしながら説明します。

WPS Cloud Proのフォルダ画面
図6

まず共有用のフォルダに、作成した議事録をアップロードします

PCローカルのフォルダからドラッグ&ドロップでアップロードが行えます。

WPS Cloud Proのリンク共有方法を表した図
図7

アップロードが完了したら、続いて共有リンクを作成します

ファイルの右端にある「共有」アイコンをクリックすると、ダイアログが表示されるので、「作成と共有」をクリックします。

WPS Cloud Proの共有リンクをコピーする方法を表した図
図8

共有リンクが生成されました。

あとはコピーをクリックして、関係者にメールやチャットで共有リンクを送れば、議事録のチーム共有は完了です

Writerなら議事録の作成から共有までできる

今回は「やってみたシリーズ第3弾」のコラムとして、「Writerを使って議事録を作成してみた」をお届けしました。

議事録の作成は社会人の必須スキルともいえます。どこでも使えるポータブルスキルなので、会議や打ち合わせがある方は、ぜひ今後、議事録の作成に取り組まれてみてはいかがでしょうか。

その際、今回のコラムを参考にしていただけましたら幸いです。

WPS Cloud ProのWriterなら、議事録の作成から共有フォルダへの格納まで、1ツールで完結させられます

議事録に限らず、契約書や見積書などあらゆるオフィス文書の作成に利用でき、クラウドストレージ機能を活用することで、ファイルの共有も簡単です。

WPS Cloud Proにご興味をお持ちいただけた方は、お気軽に以下フォームからお問い合わせください。

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