DX推進のためにクラウドサービスを活用する企業が増えています。クラウドサービスの中でもデータの保存や共有に役立つソリューションが「クラウドストレージ(オンラインストレージ)」です。

従来よく使われてきた社内ファイルサーバーとは違い、社外の環境からでもアクセスすることができ、在宅勤務やモバイルワークといった新しい働き方の実践に役立ちます。DX推進や働き方改革の一環として、導入を検討されている企業も多いのではないでしょうか。

しかし、クラウドストレージのサービスは市場にたくさん存在しており、その数は個人利用向けのものも含めると数えきれないほどです。その中から自社に合ったクラウドストレージを見つけるためには、ポイントを押さえて効率よく比較検討を行うことが重要といえます。

本コラムでは、「法人向けクラウドストレージの選び方」というテーマで、企業がクラウドストレージのサービスを比較検討するときに押さえておきたい重要なポイントを7つに分けて解説します。

クラウドストレージの導入またはリプレイスを検討されている方は必見です。

クラウドストレージの選び方|ポイントは7つ

クラウドストレージのサービスを選ぶときに押さえておきたい重要なポイントは7つです。それぞれについて詳しく解説します。

  1. 十分なデータ容量を備えているか
  2. 単一ファイルのアップロード上限
  3. モバイルアプリに対応しているか
  4. ベンダーのセキュリティ環境は問題ないか
  5. 自社のセキュリティポリシーに準拠可能か
  6. データの保存地域は問題ないか
  7. 料金は適正か

①十分なデータ容量を備えているか

まず1つ目のポイントは、「十分なデータ容量を備えているか」という点です。1アカウントあたりのデータ容量上限を確認しておきましょう。データ容量上限はサービスによって異なり、2TB使えるサービスもあれば、容量無制限で利用できるサービスもあります。

プランの内容によって、データ容量の上限は変わることが一般的です。サービス同士の比較だけでなく、それぞれのプラン内容も比較できると、より正確に各サービスのデータ容量上限を比較できるでしょう。

データ容量の上限を確認する際は、自社で取り扱うデータのおよそのサイズを知っておくことがおすすめです。

一般的なオフィスドキュメントが中心であれば、数十GBもあれば十分ですが、動画や高画質な画像、特殊な拡張子のデータなど、容量が大きなデータをたくさん保存する場合、数TBのデータ容量、もしくは容量無制限のプランでなければ対応できない可能性があります。

またデータは増えていくことが予想されます。将来的にデータの総量が増えることを見越して、容量に余裕をもったサービスやプランを選ぶことが重要です。検討時のデータ量を参考にギリギリの容量のプランを選んでしまうと、後からデータ容量を拡張する羽目になり、思わぬコストが発生する恐れがあります。

②単一ファイルのアップロード上限

2つ目のポイントは、「単一ファイルのアップロード上限」です。単一ファイルのアップロード上限とは、クラウドストレージにファイルをアップロードするとき、アップロード可能なファイルサイズがどれくらいかを指しています。

たとえば、単一ファイルのアップロード上限が1GBの場合、1GBを超える容量のファイルはアップロードできません。データ容量に余裕があったとしても、アップロードするファイルのサイズがアップロード上限を超えている場合、クラウドストレージにデータを保存することはできないのです。

目安として、高画質な映画1本分(尺は2時間)で4〜6GBほどの容量です。一般的なオフィスワークでここまで大容量のデータを扱う機会は少ないかと思われます。

しかし、業務の内容によっては大容量データをアップロードしなければならない場合もあるでしょう。そうなったとき、アップロード上限の影響で仕事が進められなくなってしまわないよう、事前に単一ファイルのアップロード上限数を確認しておくことをおすすめします。

③モバイルアプリに対応しているか

3つ目のポイントは、「モバイルアプリに対応しているかどうか」です。モバイルアプリに対応していれば、スマートフォンやタブレットから快適にクラウドストレージを利用できます

たとえば、モバイルワークで外出先からクラウドストレージを利用したいとき、モバイルアプリを活用することで、スマートフォンまたはタブレットから操作が行えます。わざわざPCを立ち上げる必要がなく、スピーディに業務をこなせるようになります。

また、写真のアップロードも手軽に行えます。スマートフォンで撮影した写真をアプリから直接クラウドストレージにアップロードすることが可能です。PCに転送する手間がなくなり、業務効率のアップが期待できます。

④ベンダーのセキュリティ環境は問題ないか

4つ目のポイントは、「ベンダーのセキュリティ環境に問題はないか」という点です。クラウドサービスは、サービスの提供元であるベンダーからシステムを借りる形で利用します。クラウドストレージも同様であり、利用にあたってはベンダーが所有もしくは使用しているサーバーにデータを保存していくことになります。

したがって、セキュリティを検討する場合は、ベンダーのセキュリティ環境にも着目する必要があるのです。サービスサイトやコーポレートサイトを確認し、セキュリティの維持管理についてどのような対策を実施しているのかをチェックしてみましょう。

チェックする際の目印として、クラウドサービスに関するセキュリティ認証/規格の取得有無を見てみるのがおすすめです。

代表的なものでは、「ISMSクラウドセキュリティ認証」「CSマーク」などが挙げられます。これらの認証/規格を取得しているベンダーであれば、セキュリティの維持管理について一定水準以上の対策を実施している可能性が高いでしょう。

⑤自社のセキュリティポリシーに準拠可能か

5つ目のポイントは、「自社のセキュリティポリシーに準拠可能なサービスかどうか」という点です。企業によっては、情報資産を守るためにセキュリティポリシーを定めている場合があります。たとえば「法人向けのソリューションのみ導入・利用可能」といったように、個人向けオンラインサービスの使用を禁じているケースなどがあります。

使い勝手のよいサービスであっても、自社のセキュリティポリシーに準拠していない場合、導入することは難しいでしょう。

効率的なサービス検討を行うためにも、事前に会社のセキュリティポリシーに目を通し、「どのようなサービスであれば導入が可能であるのか」を確認しておくことをおすすめします。必要に応じて情報システム部門の担当者に指示やアドバイスを仰ぐのも有効です。

⑥データの保存地域は問題ないか

6つ目のポイントは、「データの保存地域に問題はないかどうか」ということです。サーバーを置くデータセンターの場所が「国内なのか海外なのか」を確認しておきましょう。

企業のセキュリティポリシーによっては国外に重要データを保管することを禁じているケースがあります。また国外のデータセンターだと、有事の際、その国の政府や捜査機関にサーバーを押収される可能性もあります。

セキュリティポリシーへの適性やトラブル対応時の負担・リスクを考えると、国内にデータセンターをもつクラウドストレージのほうが導入や活用のハードルは低いといえるでしょう。

中には、国内と国外の両方にデータセンターを所有しているサービスもあります。このケースでは、国外のデータセンターがトラブルに見舞われても、国内のデータセンターが利用できるため安心です。

災害に見舞われた場合のリスク分散にもなるので、セキュリティ維持の観点からいえば、国内と国外の複数にデータセンターを設置しているサービスが好ましいといえるでしょう。

⑦料金は適正か

最後に確認しておきたいポイントは、料金です。利用にあたっての料金が適正な価格であるかどうかを確認しておきましょう

クラウドストレージサービスの多くは、提供形態として、ユーザーが使用した分だけを月毎に徴収する「サブスクリプション形式」を採用しています。利用するユーザー数や契約しているデータ容量によって料金が変動する仕組みです。

使えば使うほど料金は膨らんでいき、ランニングコストとして上乗せされていきます。従業員の増加や扱うデータ容量の増加が見込まれる場合、そのことも念頭に置いたうえで料金の適正を確認することが重要です。

「従業員が増えて想定よりもコストが膨らんでしまった」ということにならないよう、中長期的な視点からコストプランニングを行いましょう

選び方を押さえて自社に合ったクラウドストレージを

クラウドストレージは企業活動のインフラともいえるソリューションです。全体に与える影響度が高いので、サービスを選ぶときは念入りに吟味することをおすすめします。今回ご紹介したポイントを踏まえたうえで、多角的な視点から比較検討が行えるとよいでしょう。

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