人事総務部や経理部、または情報システム部門の業務を担当されている方の中には、2022年1月1日に法改正が行われた「電子帳簿保存法」について、対応方法を検討されている方も多いはず。
電子帳簿保存法とは、「税制に関する帳簿や書類を電子データなどにより保存するときの方法」について定めた法律です。
2022年1月1日の法改正では、紙書類の保存要件が緩和された一方で、電子取引については電子データの保存が義務化され、規制が強まる形となりました。
準備が間に合わない企業のために2年の猶予期間が設けられていますが、すでに義務化は始まっているため、未対応の企業は適切な対応のために環境整備を迅速に進める必要があります。
今回のコラムでは、2022年1月1日に施行された電子帳簿保存法の改正について、その概要と要点を解説します。さらに、今回の法改正に対応するための有効なツールとして、クラウドストレージ「WPS Cloud Pro」をご紹介。WPS Cloud Proがどのようにして電子帳簿保存法への対応に役立つのか、詳しく説明します。
今回の電子帳簿保存法改正について、対策を検討されている方は必見です。
目次
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、「税制に関する帳簿や書類を、電磁的記録（電子データ）等により保存するときの方法」について定めた法律です。情報化社会に対応しつつ、納税者の国税関係書類の保存に係る業務負担を軽減する目的で、1998年に施行が開始されました。
電子帳簿保存法の対象範囲
電子帳簿保存法は所得税・法人税に関わる法律です。法人はもちろん個人事業主も適用範囲に含まれるため、業種や事業規模にかかわらず適切な対応が求められます。
電子帳簿保存法の区分
電子帳簿保存法における電磁的記録は、以下の3つに区分されます。
- 電子帳簿等保存
- スキャナ保存
- 電子取引
「電子帳簿等保存」とは、会計ソフトなどで電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存することです。仕訳帳や総勘定元帳、損益計算書や売上台帳などが挙げられます。
「スキャナ保存」とは、紙で受領・作成した書類を電子化して保存することです。領収書や請求書、見積書や納品書などが挙げられます。
「電子取引」とは、電子的に授受した取引情報をデータのまま保存することです。電子メール取引やインターネット取引、EDI取引などが挙げられます。
2022年1月1日からの電帳法改正のポイント
電子帳簿保存法は時代の流れに対応するために何度か法改正が行われています。記事の冒頭でも触れたように、2022年1月1日にも法改正が行われました。
今回の法改正では、紙書類（スキャナ保存）の保存要件が緩和され、電子取引に関する保存要件が厳格化される形となりました。
それぞれについて詳しく解説します。
改正ポイント1.紙書類の保存要件が緩和
紙で受領・作成した書類を電子データ化するスキャナ保存の要件が緩和されました。
緩和の具体的な内容は以下の通りです。
- 3ヶ月前に行う必要があった税務署長への事前承認申請が不要になった
- スキャナのタイムスタンプ付与が、3日以内から2ヶ月と7営業日以内に延びた。また、入力期限内に削除・訂正が確認できるクラウドシステムを活用している場合はタイムスタンプの付与そのものが不要になった
- 検索要件を満たすために必要な項目が「取引年月日」「取引先」「取引金額」の3つだけに緩和された
これによりスキャナ保存による電磁的記録のハードルが大きく下がり、書類の電子データ保存がより簡単に行えるようになりました。
ただし今回の緩和に合わせて、データ改ざんなどの不正に関する罰則の強化も、法改正の内容に含まれている点に注意が必要です。
通常、税務調査などで不正が見つかった場合、追加徴税の35％が重加算税として課されます。それが今回の法改正によって、電子データに関連する不正が発覚した場合、さらに10％が重加算税に追加されることになりました。
改正ポイント2.電子取引は電子データのまま保存
これまでメールなど電子取引で授受した書類は、印刷して紙で保存することが認められてきました。それが今回の法改正により、紙での保存は原則廃止となり、電子データのまま保存することが義務化されました。
例えば、メールで受領した請求書をプリントアウトして紙の書類として保存することはできません。こういった電子取引は、電子データのまま保存する必要があります。
2年の猶予期間にかかわらず迅速な対応を
法改正は2022年1月1日から施行されていますが、やむを得ない事情があって電子保存の対応が間に合わない企業のために、一定の要件を満たせる場合に限って、2年の猶予期間（2023年12月31日まで）が設けられています。
猶予期間が終わるまで、それなりの日数が残されていますが、義務化自体はすでに始まっており、2024年1月1日以降は電子データによる保存が全面的に義務化されるため、企業は猶予期間にかかわらず速やかな対応が求められます。
電子取引の保存要件
今回の電子帳簿保存法改正への対応において重要となるのは、「電子取引」に関してです。スキャナ保存については保存要件が緩和されたため、対応にあたってのハードルは低くなりました。
一方の電子取引は、「電子データのまま保存しなくてはならない」といったように保存要件が厳格化されたため、現時点で未対応の企業は対策を講じなくてはいけません。
対策の検討にあたっては、電子取引の保存要件を正しく理解することがその第一歩となります。
電子取引の保存要件は大きく分けて2種類あり、「真実性」と「可視性」といった2つの要件を確保することが求められます。それぞれを解説します。
真実性の確保
真実性の確保とは、その電子データが改ざんされていない本物であると確認できることを指します。
具体的な取り組みとしては、「タイムスタンプの付与」や「訂正・削除の履歴を確認できるシステムの利用」、「システム関係書類（事務処理マニュアル等）の備え付け」などが挙げられます。
可視性の確保
可視性の確保とは、保存された電子データをいつでも確認可能な状態にし、かつ主要な記録項目で検索できることを指します。
具体的な取り組みとしては、「システム関係書類（システムの操作マニュアルや概要書類）の備え付け」や、「『取引年月日』や『取引先』、『勘定科目』で検索できる検索機能の確保」などが挙げられます。
「検索機能の確保」は命名規則を定めることで対処可能
「可視性の確保」で挙げた「検索機能の確保」について、具体的に想像がしづらいという方もいるかと思うので、詳しく解説します。
検索機能の確保とは、次の要件を満たすことを指しています。
- (イ)取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できること
- (ロ)日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること
- (ハ)二つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること
少し複雑に感じますが、要は「税務職員からデータの提出を求められた際、速やかに提出できるように、データを検索できるようにしておいてください」ということです。
では、実践にあたって具体的にどうすればよいのか？
専用システムを導入すれば手っ取り早いですが、国税庁では簡易的に検索機能を確保する方法を提示してくれています。
それは、「命名規則を定めてデータを保存すること」です。
これは、データ名に「取引年月日、取引先、取引金額」を付与し、特定のデータフォルダに集約しておくことで、フォルダの検索機能が活用できるようにする方法です。
例えば、2023年1月10日に株式会社〇〇商事から提出された50万円の注文書を保管する場合、「注文書」のフォルダに「20230110_(株)〇〇商事_500,000_注文書」というファイル名でデータを保管します。
このようにデータ名に規則を付して管理することで、税務職員から提出の要望があった際もフォルダの検索機能を活用してデータを検索することができ、速やかに提出がおこなえます。
国税庁のサイトでも推奨されている方法なので、専用システムの導入は避けて簡易的に対応したいという企業は、この方法を活用できるとよいでしょう。
※詳しくは国税庁の資料をご覧ください。
電子帳簿保存法への対応には「WPS Cloud Pro」
電子帳簿保存法への対応には、クラウドストレージ「WPS Cloud Pro」の活用がおすすめです。WPS Cloud Proでは、1ユーザーあたり100GBのクラウドストレージがご利用いただけます。
ストレージにはPDFや画像などあらゆる電子データを保存できることはもちろん、システム内の操作について記録を残せるシステムなので、改正電帳簿法にも対応可能です。
ストレージ内のドキュメント操作履歴を確認可能
ストレージ内のドキュメント操作履歴について、管理画面上とファイル上の両方から確認することができます。「誰が・いつ・どのような操作を実行したのか」を確認することができ、電子取引における「真実性の確保」に役立ちます。
また、ドキュメントを間違えて編集してしまった場合でも、記録された編集履歴から以前のバージョンへ戻すことができます。ファイル自体を削除してしまった場合も、管理画面上から簡単に復元が可能です。
ファイルに命名規則を付することも可能
ストレージサービスなので、もちろんフォルダ名やファイル名は自由に決められます。命名規則の通りに名前を付する運用を敷くことで、「可視性の確保」における「検索機能の確保」を満たすことが可能です。
オフィス互換ソフト付き
WPS Cloud Proでは、クラウドストレージの他に「文書作成ソフト」や「表計算ソフト」といったオフィス互換ソフトもご利用いただくことができます。WordやPowerPointで作られたドキュメントの閲覧・編集はもちろん、DOCXやXLSXといったファイル形式でのドキュメント新規作成も可能です。
マルチデバイス対応＆ドキュメントが見やすい
WPS Cloud Proはマルチデバイス対応のため、PCだけでなくタブレットやスマートフォンからもご利用いただけます。働く場所を選ばず使えるため、在宅勤務やモバイルワークといった柔軟な働き方の実践に役立ちます。逐一社内に情報を取りに戻る必要がなくなるので、業務生産性の向上といった効果も期待できるでしょう。
またオフィスソフトが付いていることで、マルチデバイスからドキュメントを見やすい点も特徴です。DOCXやPPTXのファイルはスマートフォンから閲覧しようとすると、開けないことや非常に見づらいことがあります。
WPS Cloud Proのモバイルアプリであれば、設計自体がオフィスソフトの利用に最適化されているため、快適に閲覧することができます。
電子帳簿保存法への対応はお早めに
2022年の電子帳簿保存法改正では、スキャナ保存と電子取引に関する保存要件について、緩和と強化が実施されました。特に電子取引については保存要件が一部厳格化されたため、未対応の企業は猶予期間が終わるまでに速やかに対応方法を策定する必要があります。
ITソリューションを活用した対策を検討中の企業様は、ぜひWPS Cloud Proの利用をご検討ください。オフィスソフト付きクラウドストレージであるWPS Cloud Proでは、あらゆる電子データの保存が可能であり、かつ操作履歴を記録できるシステムのため、電子帳簿保存法に準拠したデータ保存が行えます。
オフィス互換ソフトが標準で付帯しているため、ドキュメントの新規作成から編集、保存・管理までWPS Cloud Proひとつで完結させることが可能です。
ぜひこの機会に製品資料をダウンロードください。導入のご相談も随時承っております。
