書類の提出やファイルの持ち出しのためだけに会社に戻る——。このような経験をしたことがあるビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。
「会社の外から共有サーバーにアクセスできれば、もっと無駄なく業務を進められるのに……」 こういったお悩みを抱えている企業や担当者の方におすすめなのが、クラウドストレージの活用です。
クラウドストレージとは、インターネットを経由して使えるファイルサーバーのこと。今回のコラムでは、クラウドストレージを活用した業務効率化についてお届けします。
目次
「書類提出」でよくある悩み
突然ですが、会社で「書類提出」に関して、このような悩みを社員から聞いたことや自身で感じたことはありませんか？
「書類を提出するためだけに、会社に戻らなくてはいけないことがある。移動時間がもったいない……」
例えば、取引先で商談が終わったあと、先方から受け取ったデータファイルを会社の共有フォルダに格納しなくてはならない場面。
外出先から会社のサーバーにアクセスすることはできないため、格納のためには一度会社に戻らなくてはならない——。
商談が終わった時間にもよりますが、もしも定時が近い時刻なのであれば、帰社するだけで終業時間を迎えてしまう可能性があります。
ファイル格納のためだけに帰社するのは、時間がもったいないように感じられますよね。
しかし次の日に持ち越すと、他の従業員が最新のデータファイルを参照できず、諸々の作業が滞ってしまう恐れがある。だから、例え定時を過ぎるとしても、一度は会社に戻らなくてはならない……。
この記事をお読みいただいている皆さまの中にも、似たような事態が発生している、または経験したことがあるという方がいらっしゃるのではないかと思います。
出先や自宅から会社のサーバーにアクセスできれば、わざわざ会社へ戻る必要もなく、効率よく業務が行えます。直行直帰ができることで、従業員のワークライフバランスも整いやすくなるでしょう。
しかしこういったケースの多くが、社内のシステム上、社外の環境からサーバーにアクセスできないような仕組みとなっています。
原因は社内ファイルサーバー？
このような仕組みが見られる場合に多いのが、会社のデータファイルの管理に「社内ファイルサーバー」を利用しているケースです。
社内ファイルサーバーとは、オンプレミス型と呼ばれる自社専用のファイルサーバーのこと。自社のビル内などに物理的なスペースを確保してコンピューターサーバーを設置し、そのサーバー内で会社で取り扱う各種データファイルの保管や管理を行います。
社内ファイルサーバーは外部からアクセスできない
先にも書いた通り社内ファイルサーバーの多くが、外部の環境からアクセスできない仕組みとなっています。
そのような仕組みを敷いている理由は、会社のセキュリティポリシーや利用しているサーバー製品の特性に由来しているケースが多く、「情報漏えいを防ぐために社外からのアクセスは制限している」「そもそも製品として社外からのアクセスに対応できる作りになっていない」など、会社やサービスによってさまざまなパターンが挙げられます。
社内ファイルサーバーは接続できる環境の条件が「会社のみ」という形で限定されているので、不正アクセスなどのセキュリティリスクに強い一方、「サーバーにアクセスしたいときは、会社までいかなければならない」という業務上の手間が発生してしまう点がデメリットです。
ファイルの保管や編集、持ち出しの度に会社まで足を運ばなくてはならないとなると、「営業」や「現場監督」といった外出が多い職種は、その移動に業務時間を奪われて、効率のよい働き方を実践することが難しくなってしまいます。
冒頭に挙げた「書類提出」における悩みは、こういった社内ファイルサーバーの運用上のデメリットが実際の業務において露見したひとつの例といえるでしょう。
クラウドストレージで解決！
このような悩みの解消に役立つのが、「クラウドストレージ」です。クラウドストレージとはファイルサーバーの一種であり、インターネットを介してサービスの運営会社が提供するファイルストレージを利用します。
その特徴は、インターネットに接続できる環境と端末があれば、どこからでもストレージにアクセスできること。
社内ファイルサーバーのように「社内の環境からしかアクセスできない」ということはなく、ネットと端末さえ用意できれば、例え「外出先のカフェ」や「移動中の電車内」であっても、ファイルストレージにアクセスして操作を実行することができます。
クラウドストレージを活用することで、ファイルの保管や編集、持ち出しといったストレージ上の操作において、「場所の制限」を解消することが可能です。
どこからでもストレージ上の操作を実行できるので、「共有サーバーのために帰社する」といった動きが不要となり、より効率的な働き方の実践に役立ちます。
活用例1. 営業先から報告資料を提出！
午後6時、クライアントとの長い商談が終わった。タフな打ち合わせだったので、最寄り駅の近くにあるカフェでちょっと一休み。
少し休んだら、商談内容を取りまとめた報告資料を共有フォルダに格納しないといけない。
以前は、ファイルサーバーにアクセスするために会社へ戻る必要があったけど、共有用のサーバーをクラウドストレージに切り替えたので、こうやって出先のカフェからでも作業が行える。
ノートPCをネットに接続し、利用しているクラウドストレージにアクセス。提出用の報告資料を保管して、チームメンバーに保管場所のURLを共有すれば、必要な作業は完了だ。
今日はこのまま自宅に直帰する。
活用例2. 事業所に立ち寄らず現場に直行！
さて、午前中の現場は滞りなく作業が終わった。午後はまた別の現場にいかないといけない。
以前は現場ごとに資料を持ち出すために、また別の事業所へ立ち寄る必要があったけど、いまはタブレットからクラウドストレージにアクセスできるので、事業所へ立ち寄る必要がなく、現場に直行できる。
移動時間が減った分、他の作業に集中することができ、生産性が上がった。
クラウドストレージなら「WPS Cloud Pro」
本サイトで取り扱っているクラウド型ソリューション「WPS Cloud Pro」は、クラウドストレージと互換性オフィスソフトが一体となった製品です。1ユーザーあたり100GBのクラウドストレージを使うことができ、JPEGやPNG、PDFやDOCXなどさまざまな形式のデータファイルを保管することができます。
またマルチデバイスに対応しているため、PCはもちろん、タブレットやスマートフォンからも操作が可能です。ネットと端末を揃えれば、どこからでもストレージにアクセスでき、ファイルの閲覧やダウンロードといった操作を行うことができます。
「互換性オフィスソフト」も使える
WPS Cloud Proは、クラウドストレージだけでなく互換性オフィスソフトも使用可能です。「文書作成ソフト」「表計算ソフト」「プレゼンテーションソフト」「PDF編集ソフト」といった4種類の互換性オフィスアプリを搭載しています。ExcelやWordで作られたドキュメントファイルを扱うことができ、閲覧や編集はもちろん、PDFへの書き出しなども可能です。
スピーディな連携・情報共有に役立つ「共同編集」機能
クラウドストレージとのコラボレーションによって、「共同編集」も行うことができます。共同編集とは、ストレージに格納されたドキュメントを複数のユーザーが同時に編集できる機能です。
例えば、表計算ソフトで作られた管理表を、複数のユーザーが同時にファイルにアクセスして、リアルタイムに共同で編集することができます。ファイルの編集結果はすぐに反映されるため、よりスピーディな業務連携や情報共有が実現可能です。
安心・安全なファイル管理に「組織管理コンソール」
WPS Cloud Proは、ファイル管理におけるセキュリティを高めるための機能として「組織管理コンソール」という機能を搭載しています。組織管理コンソールは法人専用の機能です。WPS Cloud Proの設定や管理を管理者が一括して行える機能となっており、組織管理コンソールを活用いただくことで企業ポリシーに即したツール運用を実現いただけます。
「メンバーの登録や削除」、「クラウドストレージ上で行われた操作履歴の確認」、「誤って削除されたデータの復元」といった操作の実行が可能です。加えて、「ファイルへのアクセス制限」といった情報保護に役立つ機能も備えています。
ファイル管理はWPS Cloud Proにまるっとお任せ
社内ファイルサーバーの運用で悩みの種となりやすい「会社にいかないとデータファイルの保管や参照ができない」という問題は、クラウドストレージの活用によって解消することができます。会社以外の場所からでもストレージにアクセスすることができ、勤務する場所に囚われない柔軟な働き方を実現可能です。
クラウドストレージの活用にご興味をお持ちの方は、ぜひWPS Cloud Proの利用をご検討ください。WPS Cloud Proは、クラウドストレージと互換性オフィスソフトが一体となったクラウド型ソリューション。ファイルの作成から保管・管理まで、これひとつでまかなうことができます。マルチデバイス対応のためPCはもちろん、タブレットやスマートフォンからもお使いいただけます。さらに、法人向けに作られているため、クラウドサービスで懸念となりやすいセキュリティ面も安心です。
ぜひこの機会に製品資料を無料でダウンロードください。
