WPS Cloud Proの“活用シーン例”を業務別にまとめたページです。「WPS Cloud Proが、どのような業務で・どのように活用できるのか」について、人事業務や製品開発、物流関連など幅広い業務を対象に、その業務シーンにおける活用方法を紹介しています。
目次
業務全般
(1)効率的な会議を実施
WPS Cloud Proで会議用のドキュメントファイルを作成し、リンクを全員に共有します。 このドキュメントを元に議論をおこない、議事録もこのドキュメントへ反映しましょう。全員が同じファイルを共有することで、確実な情報共有が可能です。
(2)週報報告に活用
週報のフォーマットをWPS Cloud Proで作成し、メンバーへ共有します。全員がこのフォーマットに週報を記入するので個別に提出する必要がなくなり、管理者のチェック負担も軽減されます。
(3)社員の入社・退職管理
社員が新たに入社した際は、必要書類を1つのフォルダにまとめて新入社員へ共有しましょう。退職する際は、組織管理コンソール上から、該当社員のアカウントを削除できます。その社員が管理していたファイルは、管理者を指定して引き継ぐことが可能です。
(4)いつでもどこでも業務ファイルを確認
WPS Cloud Proは複数デバイスで同期が可能です。いつでも、どこからでもファイルを確認し、業務を進めることができます。
(5)社員の業務状況をリアルタイムで確認
WPS Cloud Proのチームフォルダを作業フォルダとして使用することで、チームメンバーの業務状況をリアルタイムに把握することができます。
人事業務
(1)必要書類をWPS Cloud Proで共有
WPS Cloud Proの共有機能を活用して、募集要項や会社概要を面接官と人事担当者が共有。同じファイルを共有することで採用募集に関しての認識のズレを失くしましょう。
(2)クラウドで履歴書を一括管理
候補者の履歴書をWPS Cloud Proで管理しましょう。履歴書へのリンクを発行し、事前に面接官へ共有します。ファイルごとにメールで送る必要はありません。
(3)新入社員用書類
入社手続きに必要な書類を、共有リンクで新入社員へ展開します。新入社員は、必要な書類をいつでも確認することができます。
(4)研修資料の随時アップデート
人事研修で使用する資料をクラウドストレージに保存。研修時に閲覧専用リンクを発行し、研修参加者へ共有しましょう。更新も随時行うことでいつでも最新版の資料を共有できます。
(5)社内規定など全社共有書類の保管
社内規程をクラウドストレージの全社フォルダに格納することで、全社員が閲覧できるようになります。利用者は必要な書類に簡単にアクセスすることができます。
財務管理
(1)予算実績管理
WPS Spreadsheetsを活用して各部門の予算、実績を記録すれば、各部門からデータを収集し集計する手間もなく、予算管理を効率化できます。
(2)申請書類のフォーマットとして
WPS Spreadsheetで申請書類フォーマットを作成し、社内共有。申請関連の書類配布などを効率化することができます。
(3)会社資産管理
WPS Spreadsheetsを活用することで、会社の資産管理に関する情報も、随時更新が可能となり、最新の状態を保つことができます。また、履歴も管理されるため、万が一間違えた内容を登録してしまった場合でも、履歴を遡って復元することが可能です。
(4)複数人で契約内容を編集、確認
WPS Writerで元ファイルを共有し複数の財務担当者が同じファイル内で契約条件などを同時に確認、修正できます。個別の送受信や変更箇所の確認作業も必要ありません。
(5)財務データを安全に一元管理
企業の財務データをクラウドストレージに一元保管することで、分析や予測の業務も効率的に実施できます。 ファイルのダウンロード禁止、印刷制限など、セキュリティを高めることで情報漏洩を防止することも可能です。
製品開発
(1)共有ドキュメントでユーザー要件を収集
取集したユーザーニーズを、共有ドキュメントで管理しましょう。 プロダクトマネージャーがそれをもとに要件を定義することで、今後の製品計画に活用できます。
(2)専門書類の作成と評価
プロダクトマネージャーが製品仕様をクラウドストレージにアップし共有。研究開発、設計などのスタッフがリアルタイムに要件を確認できるようになり、素早くプロジェクトを進行させることができます。
(3)部門間の製品要件の共有
開発、設計などの部門が共有ドキュメントを利用して製品要件を共有することで、情報のズレを防ぎ、部門間の情報共有の効率化を図れます。
(4)進捗管理
製品スケジュールをWPS Spreadsheetsで作成しましょう。関係者がこのファイルを直接更新することで、管理者は1つのファイルで製品開発の進捗を管理できます。
(5)製品問題追跡
全員が同じ共有ドキュメント内で製品の問題を記録し、緊急度によって分類しましょう。それに基づいた改善計画を策定し、進捗と結果をドキュメントに記載することで煩雑な集計や報告などが省けます。
(6)製品開発ドキュメントを素早く検索
製品開発チームは、すべてのドキュメントをクラウド上のチームフォルダに保管します。 キーワード検索で、必要なドキュメントを素早く検索することができます。
生産管理
(1)生産進捗をリアルタイムに確認
WPS Spreadsheetsで生産スケジュール表を作成し、リアルタイムに進捗を更新しましょう。このファイルを営業や他部署と共有すれば、各署で最新の生産進捗状況を確認できるようになります。
(2)部品表をリアルタイムで確認
クラウドストレージのチームフォルダに部品表を保存することで、メンバーはスマートフォンやPCからチームフォルダにアクセスし、いつでもどこからでも部品表を確認できます。
(3)生産レポートをオンラインで作成・共有
WPS Spreadsheetsで生産レポートを作成。リンクを共有するだけで、関係者は生産状況をリアルタイムに把握できます。 使用するデバイスを問わず、リンクを開くだけで閲覧が可能です。
(4)クラウドに各部門ごとのデータを集約
安全規則や生産規則、生産設備の点検表、品質報告書、生産スケジュールなどを部門ごとにクラウド上のチームフォルダに保存することで、必要なときに必要な文書にアクセスできます。
(5)多人数で品質検査レポートに記入する
日々の品質管理情報を同じレポートドキュメントに記入すれば、情報のやり取りや面倒な集計作業が不要になります。
マーケティング
(1)マーケティング計画の作成・改訂
共有ドキュメントを用いてマーケティングプランを策定。常に最新の情報を共有できるので、複数の担当者の間でドキュメントのやり取りをする必要はありません。
(2)自由にチームを編成して資料を共有
マーケティングキャンペーンを実施する際にも、WPS Cloud Proで迅速に専門チームを編成し、メンバーを招待してチーム内でキャンペーンに関する資料を共有することで、業務を効率的に遂行できます。
(3)マーケティング施策のプロジェクトシートを共有
共有ドキュメントでマーケティング施策のプロジェクトシートを作成し、関係者に共有しましょう。 業務を細分化して、責任の所在と期限を明確にすることで、タスクを確実に実行できます。
(4)原稿の作成と校正
プロモーション内容は何度も改訂されることがあります。WPS Cloud Proを用いることで全員が同じドキュメントで確認、校正が行えるため、原稿を何度も転送する手間を省けます。また、過去の編集履歴を参照したいときも、操作ログから内容を復元することが可能です。
(5)PR会社とファイルを効率的に共有
マーケティングキャンペーンの多くは、外部のPR会社や広告代理店と協業します。WPS Cloud Proを活用すれば、資料の共有やソリューションの検討を、共有用のオンラインドキュメントを使って効率的に行うことができます。
(6)キャンペーンデータの共同入力
全員が同じ共有ファイルにキャンペーンデータを入力すれば、データの転送や集計が不要になり、業務効率が大幅に向上します。
(7)キャンペーンデータの一元管理
マーケティングキャンペーンを行うたびに、大量の書類が発生します。 WPS Cloud Proを使用して、すべてのキャンペーン情報を一元化されたチームフォルダに保存することで、いつでも簡単に閲覧・確認することができます。
営業・販売管理
(1)製品データベースの構築
製品に関する情報をクラウド上のフォルダに一元的に保存することで、営業担当者が簡単に必要な資料にアクセスできます。
(2)リアルタイムで商品の最新価格を確認
商品価格表をオンラインドキュメントで管理すれば営業担当者はお客様との商談の際、PCやスマートフォン、タブレットなどからいつでも最新の商品価格を確認できるので、確認時間を大幅に短縮することができます。
(3)顧客情報のオンライン入力と更新
営業スタッフ全員が同じファイルに顧客情報を入力、更新することで、オフラインファイルを更新、転送する手間も不要になり、顧客情報の集計作業が大幅に簡便化できます。
(4)部門間での受注情報の共有
営業部門と生産部門が同じドキュメントで受注情報を記入したり確認したりすることもできます。メールで何度もやり取りをする必要がなくなり、部門間で効率よく協業できるようになります。
(5)最新の注文状況を顧客にリアルタイムで共有
営業担当者はオンラインファイルを使って注文の進捗状況をリアルタイムに更新し顧客に共有することで、顧客に最新の注文状況を共有することができます。
物流関連
(1)在庫リストの効率的な管理
WPS Cloud ProのSpreadsheetsで、商品の入出庫、在庫数の管理を関数を用いて行いましょう。在庫数が自動計算され、効率的な管理を実現できます。
(2)部門間の在庫情報の同期
クラウド上のチームフォルダに保存した在庫表を他部署にリンク共有しましょう。 データをリアルタイムに更新することで、他部署のメンバーに最新の情報を共有することができます。
(3)物流の履歴管理
全員が同じ共有ファイルで物流の入出庫履歴の記入・更新を行うことで、配送情報を効率的に管理することができます。
(4)明細書の作成
WPS Spreadsheetsで明細書を作成し、リンクを相手方に共有しましょう。 明細書の内容に質問がある場合は、明細書を直接編集して確認することができます。
カスタマーサービス
(1)カスタマーサービス資料の共有
顧客対応に関する情報は、クラウド上のチームフォルダに一元的に保存し、カスタマーサービス全員で情報共有しましょう。
(2)カスタマーサービスのデータベースを構築
製品のリニューアルがあった際は、新しい情報をクラウド上のデータベースで更新し、カスタマーサービスも他部署のスタッフも、最新の製品情報を確認できるようにすることで、正しい情報を迅速に顧客へ伝えられるようになります。
(3)カスタマーサービスの業務引き継ぎ
朝夕シフト制の場合、シフト交代の業務引継ぎにWPS Cloud Proのファイル共有を活用することで、引継ぎ書を改めて共有する必要がなく、カスタマーサービススタッフ全員が効率よく最新の情報を確認することができます。
(4)アフターサービスでの活用
WPS Spreadsheetsを使用して、スタッフ全員が同じシート内でサポートの質問を記入しましょう。ファイルを一元化することで、スタッフ間でファイルを転送したり、情報を集約したりする作業を省くことができます。
(5)情報の部門間共有
購入後にユーザー環境で発生した問題は、複数の部署が連携して解決しなければなりません。関連部署にアフターサービスの情報を集約したシートのリンクを共有し部署同士が連携することで、問題解決を効率化できます。
