「PDF編集機能」はどんなときに役立つ？6つの活躍場面を紹介

一般的にPDFファイルの内容を変更するためには、PDF化する前の元ファイルから修正してPDFを再発行するといった作業が必要です。

たとえば打ち合わせのために会社からクライアント先まで移動している電車の中で、資料に修正箇所が見つかったとしましょう。

時間が限られている中、電車内でPCを開き、元データのPPTXファイルから修正してPDFを再発行するといった手続きを踏むのは大変な手間です。そもそもそのような対応をする時間がない場合も考えられます。

このようなケースでも、PDF編集機能があれば、PDFファイルを直接編集できるので、素早く資料を修正することができます。しかも、WPS Cloud Proはマルチデバイスに対応しているため、わざわざPCを開かなくても、軽微な修正であればスマートフォンから手軽に対応可能です。

PDF編集機能は、書類の添削にも役立ちます。見積書や契約書などビジネスではさまざまな書類を扱います。

PDF化前の元データはWordやExcelの場合が多いかと思いますが、その書類を添削したいとき、PDF編集機能を活用すれば、わざわざ元データを編集しなくても、PDFファイルに直接修正指示を書き込めるため少ない手間で作業を進められます。

指示の書き込みには、「ハイライト付与」や「取り消し線」といった機能のほかに、具体的な指示を入力できる「コメント」機能などが活用可能です。これらの機能を活用することで、書類の添削作業を効率よく進めることができます。

チラシやパンフレットといった販促物の制作は、Adobe Illustratorのような専門ソフトを用いておこなわれるのが一般的です。こういったクリエイティブ系のデータは操作や閲覧の環境が限定的なので、内容や仕上がりをチームで確認するときは、誰でも閲覧できるようにPDFに変換してやり取りすることがよくあります。

この際、PDF編集機能があれば、デザインデータに直接意見や感想、校正指示を書き込むことができるので、チームでの編集作業を効率よく進められます。

特に、「この部分のここを直してほしい」というようなデザインに関する指示は、“この部分”をテキストで表現することが難しいため、紙面に直接書き込むほうが指示を伝えやすく、視覚的にわかりやすいので認識の齟齬も生まれにくいです。

効率化による作業のスピード感アップだけでなく、関係者で確実に認識を合わせながら作業を進行できることで「差し戻し」などが減り、業務生産性の向上が見込めます。

PDFで受け取ったファイルを編集したいとき、PDF編集機能があれば、直接ファイルを編集することもできますが、編集エディタとしての使い勝手は専門ソフトである文書作成ソフトやスライド作成ソフトに及びません。

腰を据えてじっくりとファイルを編集したい場合は、「変換機能」の活用が有効です。この変換機能では、PDFをDOCXに変換したり、逆にDOCXをPDFに変換したりすることができます。

たとえば、広告代理店の仕事で協力会社が作業の見積書をPDFで提出してきたようなケースがあるとします。クライアント用の見積書を作成する際には、協力会社の見積書からデータを引用する必要がありますが、PDFファイルだとテキストや表、書式をそのままコピーするのが難しいので、結局手打ちしなければいけなかったりします。

このような場面でも、この変換機能を活用すれば、協力会社が提出してきたPDFの見積書もDOCX形式の編集しやすいファイルに変換可能です。コピーが簡単におこなえるようになり、手打ちで書き写すよりも格段に素早く作業を遂行できます。

PDF編集機能があれば、ワークフローの電子化も簡単に実現可能です。従来のビジネスでは、書類の承認はハンコの押印によっておこなわれてきました。

しかし昨今、テレワークの浸透など働き方が多様化し、出社が当たり前ではなくなりつつあります。そのため、「書類にハンコをもらう」という作業自体が困難となり、書類の承認方法の見直しに迫られている企業が少なくありません。

その中で解決方法としてワークフローの電子化に注目が集まっています。

PDF編集機能では、「署名」の機能を活用することでワークフローの電子化が可能です。

署名に「印鑑の画像」や「手書きの文字」を登録しておくことで、デバイス上からPDFに電子押印を付与することができます。

スマートフォンアプリでも署名機能が利用できるので、自宅はもちろん、外出先のカフェや移動中の電車内でも書類の承認作業がおこなえます。

ワークフローの電子化にあたっては専門システムが世の中にたくさん存在していますが、簡易的な承認であればPDF編集機能でも十分代用可能です。