株式会社わかばケアセンター

社員が安心して利用できるように、マニュアルを作成。WPS Cloud Proを社内浸透させるコツとは？

地域包括ケア事業部部長　柳大樹様（右）　
中部エリア部ケアマネジャー　山田奈々子様（中央）
運営管理部 ICT推進サポート課　青木公平様（左）

株式会社わかばケアセンターは、東京都足立区を中心に14の事業所を構え、在宅介護や介護支援、デイサービス等の介護事業を展開。同社では、地域に根ざしたサービス展開と「よりそう」おもてなしを提供し、多くの人たちの生活を支えています。

【導入の背景・課題】: ■ ICT化の一部として「ペーパーレス化」への取り組みが活発に; ■ PDF編集を要する書類の作成が多く、PDF編集ができるツールを検討
【導入後の効果について】: ■ タブの切り替えを活用することで転記作業や数字の確認作業が楽におこなえるようになった; ■ 予めWPS Cloud Proのマニュアルを作成することで、テレワークや当社内の別事業所からでも業務を進めることができるようになり、効率性が向上した

― 今回、WPS Cloud Proを導入したきっかけを教えてください。

わかばケアセンター青木様

今回、「PDF編集ができる」ことをメインに他社のオフィスソフトからの乗り換えを考えていました。介護業界では、厚生労働省が定めた「介護保険制度」に則ったフォーマットの書類を提出することが求められます。PDF編集を要する作業も多く、各々が無料のPDF編集ソフトやトライアルをおこなっているのも見受けられ、会社として統一したソフトの導入というところも必要になりました。その中でも、社内で一部WPS Officeを利用したこともあり、今回WPS Cloud Proへ乗り換えても、多少のUIの違いだけでスタッフがすぐに使いこなせるであろうということも導入の理由になりました。

― 他社製品からどのように社内へ浸透させていきましたか？

わかばケアセンター山田様

今回WPS Cloud Pro導入の際、PDF編集について利用する社員のためにマニュアルを作成しました。昨今テレワークでの勤務も増えてきているので、自宅からいつでもマニュアルを見て業務を進められるように私の方で整備をおこないました。また導入当初は、WPS Cloud Proを使うか使わないか社員への無理強いはせず、利用してみたいと思った人を「挙手制」で募りました。その中で使い方を聞きたいと答えてくれた方の半分以上は、マニュアルを見ながらWPS Cloud Proを使ってくれています。

― 便利だと感じたポイントや導入の効果を教えてください。

わかばケアセンター柳様

会社のICT化への取っ掛かりとしまして、今年度は「ペーパーレス化」をテーマに掲げています。介護業界は紙やアナログな手段が多いと思われがちですが、システム化も徐々に進んできています。まずは電話やFAX、手書きといった手段からの脱却に取り組んでいます。その一部としてWPS Cloud Proの活用にも期待しています。

私自身便利だと感じている点は、業務上ファイルからファイルへの転記作業や数字の確認が非常に多いため、WPS Cloud Proを活用するとタブでエクセルやワードが複数開くことができ、デュアルディスプレイなどを使わずにササっと切り替えることができる点です。

株式会社わかばケアセンター様のインタビュー記事は、以上となります。

今回のインタビューを通じて頂いた情報・ご意見を、今後のサービス品質の向上等に役立てていきたいと考えています。引き続き、何卒宜しくお願いいたします。

※記載内容は2023年9月時点のものです。